Jak prawidłowo przygotować regulamin pracy?

Podczas przygotowywania regulaminu pracy wielu pracodawców popełnia istotne błędy, które mogą nieść za sobą bardzo poważne konsekwencje. Regulamin pracy musi być bowiem zawsze zgodny z postanowieniami powszechnie obowiązujących przepisów prawnych, o czym warto pamiętać przy jego samodzielnym opracowywaniu.

Kto nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy?

Obowiązek utworzenia regulaminu pracy nie dotyczy każdego przedsiębiorcy. Nie mają go bowiem ci pracodawcy, którzy w swojej firmie zatrudniają mniej niż 20 osób lub posiadają w swoim przedsiębiorstwie układ zbiorowy pracy zwierający regulacje właściwe dla regulaminu pracy (według art. 104 § 2 Kodeksu pracy). Mogą oni, lecz nie muszą opracować własny regulamin pracy.

Co musi zawierać prawidłowo sporządzony regulamin pracy?

Regulamin pracy jest dokumentem, który musi posiadać określone w przepisach prawnych elementy oraz inne postanowienia, których zadaniem jest regulowanie pracy w danym przedsiębiorstwie. Zadaniem regulaminu pracy jest bowiem dostosowanie ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy do specyfiki danego przedsiębiorstwa. Jego rolą jest więc uszczegółowienie oraz dopasowanie przepisów do warunków panujących w konkretnym zakładzie pracy.

W treści regulaminu muszą znaleźć się wszystkie elementy, które zawarte zostały w art. 1041 Kodeksu pracy. Brak niektórych z nich nie powoduje jednak nieważności samego regulaminu, jednak w razie stwierdzenia takich braków przedsiębiorca ma obowiązek ich uzupełnienia.

Przygotowując własny regulamin pracy warto zadbać o to, aby nie był on zbyt obszerny oraz nie zawierał zbyt wielu zapisów w skomplikowanym języku prawniczym. Regulamin pracy powinien być bowiem dokumentem zrozumiałym dla wszystkich pracowników oraz umożliwiać im dobre zrozumienie jego poszczególnych postanowień. Każda zmiana jego treści musi zostać zakomunikowana pracownikom, aby mieli oni szansę zapoznania się z jego nową treścią.

Zmiana przepisów prawnych a zapisy w regulaminie pracy

Regulamin pracy powinien odnosić się do przepisów Kodeksu pracy. W sytuacji, kiedy jego postanowienia są dla pracowników korzystniejsze niż obowiązujące przepisy to właśnie zapisy z regulaminu przyjmuje się w pierwszej kolejności.

Jako przykład może posłużyć następująca sytuacja. W 2008 r. pracodawca stworzył regulamin pracy, w którym zawarł postanowienie: „Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin”. 1 stycznia 2011 r. zmianie uległy jednak przepisy dotyczące sposobu obliczania wymiaru czasu pracy. W Kodeksie pracy pojawił się bowiem zapis mówiący, że święto przypadające w dniu wolnym nie obniża wymiaru czasy pracy.

Pracodawca nie zmienił jednak treści regulaminu po wprowadzeniu tej zmiany i w efekcie w styczniu 2011 musiał przyjąć 152-godzinny wymiar pracy zamiast 160-godzinnego wprowadzonego przez nowe przepisy. Postanowienia regulaminu pracy okazały się bowiem korzystniejsze dla pracowników od przepisów prawnych, co wymogło na pracodawcy obowiązek ich zastosowania w pierwszej kolejności.